fbpx

Det finnes flere typer møterom. Alt fra de enkle uten digitale hjelpemidler til de fullblåste digitale opplevelsessentrene. Hvilken møteromstype er du? Og hva har du lært av 2020 sine muligheter til å måtte utforske digitale samhandslingsarenaer i større grad enn tidligere?

2020 kom brått og blåste over samfunnet med mange hendelser som kommer til å få historisk betydning i all overskuelig framtid. 2020 blir året som blir snakket om i all grunnskole og høyere utdanning i mange generasjoner – og 2020 blir tiåret som virkelig transformerte tradisjonell samhandling til en ny digital æra!

Brått måtte alle foreldre jobbe hjemmefra samtidig som de ble forfremmet til lærer og arbeidsgivere måtte hive seg rundt og legge til rette for at alle arbeidsoppgaver som var mulig å gjøre utenfor kontoret skulle kunne gjøres fra hjemmekontoret. For de som ikke enda hadde tatt helt eller delvis i bruk digitale samhandlingsplattformer ble Teams, Zoom og Google Meet nye hverdagslige ord og alle visste hva tjenestene grunnleggende tilbyr.

I løpet av en turbulent tilpasningsperiode kan man trygt si at flere enn noen gang nå er mer komfortabel enn noen gang tidligere med videomøter, filer i skyen og deling og samhandling i dokumenter. I kjølvannet av dette har flere valgt å planlegge for å flytte fysiske møter i langt større grad over på digitale systemer. Dette fristiller tid og kapital som tidligere ble brukt til å reise til annet verdiskapende arbeid. Det som tidligere var et dagsmøte inkludert reising er nå en rolig rusletur til møterommet.

For å møte dette skiftet i bruken av teknologi ønsker vi å være din foretrukne partner i å velge ut møteromsløsninger som er best egnet for deg og ditt møterom. Enten det i dag er et stillerom for 2 personer eller et enormt styrerom i moderne nordisk design.

Det lille møterommet

Mange bedrifter har i dag et eller flere små møterom som skal stå tilgjengelig for ansatte som trenger å samarbeide i små grupper på 2-4 personer. Du finner kanskje et lite bord og noen stoler eller et par Saccosekker i kroken sammen med en enkel whiteboard eller papirtavle. Disse rommene er perfekte for å gjennomføre mindre møter på tvers av avdelinger og ut mot kunder. Ved hjelp av et enkelt oppsett med en skjerm, en høyttaler/mikrofonenhet og et kamera blir rommet en fullverdig digital sfære hvor det kan gjennomføres enkle møter internt med presentasjoner på skjerm, eller videolinker med eksterne deltakere for både salgs-, status- og tradisjonelle møter. Ikke trenger det å være dyrt heller.

Vi tilbyr komplette pakker til små møterom for 9995 kr (eks. mva.).

Det tradisjonelle møterommet

Et tradisjonelt møterom har typisk en skjerm eller en projektor hengende og muligens en mikrofonløsning om ikke man bruker det som allerede er innebygget i laptoppen (som har relativt spinkel og dårlig lyd). Siden interne og eksterne brukere ofte har forskjellige laptopper med forskjellige tilkoblinger så er det enten noen som ikke får koblet seg til – eller det ligger en god bunke med adaptere på bordet man må tråle igjennom ved oppstarten av hver presentasjon. Ved å gå for en USB-basert trådløs presentasjonsenhet så står displayet ditt alltid klart til å ta i mot signaler fra den som skal presentere. Du putter enkelt den trådløse USB-pluggen inn i maskinen din, trykker på en knapp og skjermbildet dukker automatisk opp. USB er standarden som finnes på alle laptopper og enhetene fungerer uansett om brukeren sitter på en Windowsbasert enhet eller en Mac. Du slipper og kabler langt gulv, tak eller søyler. Med et godt kamera med innebygget høyttaler og mikrofonløsning sikrer du at alle i rommet er sett og hørt og kan aktivt delta.

Vi kan oppgradere ditt møterom med disse enhetene for den nette sum av 15995 kr (eks. mva.). Mangler møterommet et godt display kan vi levere skjerm samtidig.

Det store møterommet

Det store møterommet er så mangt. Det kan være der du holder styremøter, kundemøter, kurs eller presentasjoner. Enkelte steder er det et romslig og tradisjonelt møterom med plass til mange deltakere, andre steder kan det minne mer om et auditorium og kursrom.

Ved å maksimere funksjonaliteten i samhandlingsplattformen Teams (og andre) med dobbelt kameraoppsett og en sentral hub for administrasjon og styring av møtet vil opplevelsen bli en helt annen! Med eget Innholdskamera («Content Camera») på et whiteboard blir digitale presentasjoner av analog input meget lekkert presentert! Har du for vane av å stå i veien for det du skriver på tavla? Ikke noe problem – systemet blender ut personer og markerer tekst så alt er tilgjengelig og godt synlig!

«Innholdskamera er så vanvittig bra at du må rett og slett komme og se det i vårt demorom!»

Med denne løsningen får du full kontroll på møtet, deltakerne kan presentere fra sine egne maskiner enten de er med i møtet virtuelt eller ei, alle deltakere er synlig og kan høres samt brainstorming og notater på whiteboard blir digitalisert og presentert på en god måte for alle!

Komplett pris på det store møterommet ligger på 34995,- eks. mva.

Neste steg

Ta kontakt med oss i Attend for en uforpliktende samtale om dine møteromsbehov! Ta kontakt så finner vi beste løsning sammen!

Vi har allerede diskutert i forrige blogginnlegg hvilke farer som lurer på hjemmekontoret for deg selv og din egen produktivitet. Dessverre så stopper ikke farene der – og vi snakker ikke da om at når alle nå er hjemme på dagtid så risikerer du at dørselgere kommer på døra oftere enn før.

Noe av det viktigste i forbindelse med hjemmekontor er et tema vi også tidligere har diskutert i blogginnlegget «Lufta er for alle». Nettopp ditt trådløse nettverk. Det har seg nemlig slik at alle dine og bedriftens data som blir sendt mellom jobb, skyserver eller andre tjenester faktisk beveger seg fritt igjennom luften når du er tilkoblet trådløse nettverk. Dette betyr at sikkerheten her er viktigere enn noen gang – så ikke du risikerer at nysgjerrige naboer eller folk med uærlige hensikter kommer seg inn på maskinen din og får tilgang til dine private og jobbdokumenter.

TRÅDLØST INTERNETT / WIFI

Hvis du nå sitter og leser dette på hjemmekontoret fra jobbmaskinen så betyr det at du har klart å koble deg opp til internett – og da med høy sannsynlighet via den trådløse koblingen. Da kjenner du til at du må ned til nettverksikonet og velge ditt trådløse nettverk blant flere andre trådløse nettverk som tilhører dine naboer. Alle disse nettverkene er i teorien utsatt for angrep. Det som skiller et godt sikret nettverk fra et annet er bruken av passord for å koble seg på, hvor godt passordet er og hvilken sikkerhetsgrad som er satt på.

La oss snakke litt gresk for mange… Hvis passordteknologien din er basert på det som heter WEP, så kan du vite med sikkerhet at det tar kun sekunder for en angriper og bryte ned passordet ditt og komme seg inn om de ønsker det. Bruker du derimot WPA2 er du en god del hakk mer sikret mot denne typen angrep. Bruker du ingen passord overhodet så er nettverket ditt helt usikret og hvem som helst kan se på de dataene du sender mellom maskinen og andre tjenester.

Vi anbefaler sterkt at du bruker minst WPA2. Dette er standard på mange nyere trådløse rutere, men er du usikker så kan du gjerne ta kontakt så hjelper vi deg gjerne med å sjekke ut graden av sikkerhet på ditt trådløse nettverk. Det kan hende du må finne frem en klistrelapp på selve ruteren som gir trådløst internett for at vi skal kunne sjekke alt, men stort sett er det sjekket på et kvarters tid med fjernstyring av din maskin.

VPN

Mange bedrifter bruker en form for VPN for å koble seg opp på hjemmekontor. I praksis er dette en ekstra tilkobling som gjøres i tillegg til ordinær internett som gir din datamaskin tilgang til bedriftens egne nettverk uten at du må sitte på plassen din. Da kan du få tak i filer, dokumenter, programmer og annet som ligger bak lukkede murer i et datarom, datasenter eller i skyen (men kun er tilgjengelig fra kontoret).

En VPN-tilkobling sikrer også alle overføringene av data som skjer mellom maskinen din og serverne på jobben. I korte trekk brukes kryptering for å sikre at dersom noen faktisk bryter seg inn på ditt trådløse nettverk og begynner å lese data som flyr i luften så vil spesifikt denne informasjonen mellom din PC og jobben være uleselig for dem siden de ikke kan den «hemmelige nøkkelen» som kun din PC og serveren på jobben kan.

En VPN-forbindelse er en rimelig og veldig god investering for å sikre deres informasjon enten det er finansielle data, interne, beskyttede dokumenter med intellektuell eiendom eller noe annet.

«Vi kan tilby å bistå med å sette opp VPN om du ikke har dette i dag! Kontakt oss så ordner vi alt det nødvendige for å få deg opp og kjøre!»

ADMINISTRERT KLIENT

Sist, men ikke minst så finnes det mange måter og koble seg på en datamaskin for å se innholdet på den og man må ikke sitte fysisk foran en maskin for å få tilgang til alle filene. Som standard deler Windows automatisk ut tilgang til alle dine harddisker på nettverket. I utgangspunktet så krever det en brukerkonto på maskinen med tilganger til å koble seg opp på de, men med en maskin som kanskje ikke har de nyeste oppdateringene eller en aktiv brannmur kan være sårbar for bakveier og smutthull som gjør at man likevel kan lure seg inn. Og det hele uten at du merker noe som helst.

En av de viktigste investeringene du kan gjøre for å sikre at alle bedriftens maskiner er nøye satt opp med kun de aller mest nødvendige tilgangene, har alle de siste sikkerhetsoppdateringene og et varslingssystem for å oppdage uønsket oppførsel i god tid før det blir et alvorlig problem er å ta kontroll på maskinen og administrere den fra sentralt hold. I det øyeblikket «innbruddet» skjer, dine filer er fullstendig krypterte (du har vel backup?) og utilgjengelig for deg så er det for sent å ta kontrollen. Dette må skje før problemet oppstår. Se på det som en forsikring – det er ikke før uhellet faktisk er ute at du er ekstremt glad for at du kjøpte forsikringen med litt bedre vilkår og betalte trofast på den i flere år. Administrerte maskiner er et av de aller viktigste grepene du tar for å sikre hele verdikjeden av informasjon og data, hånd i hånd med backup.

BACKUP

Backup er stort sett heller ikke nødvendig før uhellet er ute. Enten at man har mistet maskinen så den er ødelagt, at man har sølt noe på den eller at et dataangrep har medført at du har mistet tilgangen til alt utført arbeid de siste årene. Selv et angrep på en enkelt PC kan medføre at filer og dokumenter på sentrale servere blir tilgjengelig for alle andre medarbeidere. Derfor sikrer vi hele verdikjeden fra ende til ende.

«Vi i Attend kan levere fullverdig administrasjon av alle dine PCer og servere samt fullverdig backup av alle filer som er nødvendig. Kontakt oss i dag så setter vi opp et forslag til god løsning!»

I korte trekk så er man mer eksponert på hjemmekontoret enn på jobbkontoret, men likevel er disse sikkerhetstiltakene viktig uansett hvor man sitter. Farene er mange og lurer der du minst forventer det. Ta tak i dag og sikre din bedrift mot fullstendig stans i arbeidet så godt som mulig!

I disse tider oppfordres arbeidsplasser til å sørge for at de som har mulighet jobber fra hjemmekontor. Dette er et viktig tiltak i å begrense kontakt mellom mennesker for å unngå at smittespredning går ut av kontroll.

Vi har samlet noen gode tips og råd som kan hjelpe deg med å komme i gang på hjemmekontoret og gjøre opplevelsen best mulig for deg, kundene dine og arbeidsgiver. Det er noen viktige elementer som bør være på plass for å avvikle en effektiv hverdag på hjemmekontoret.

« Husk at en kollega er bare en videosamtale unna »

1. TID, RUTINER OG BEKLEDNING.

Det høres kanskje fristende ut å vippe beina ut av senga og opp i tøflene før man trasker de få meterne det er til kontoret, tjuvstarter PCen mens man koker opp dagens første kaffikopp. I prinsippet kan det gjøres så enkelt, men for at du selv skal føle at du bringer verdi til dagen er det viktig at dagen bringer verdi til deg.

Sett på alarm og kom deg opp til fast tid hver dag! Stå gjerne opp til samme tid som vanlig sånn at rutinene ikke blir ødelagt. Da får du ekstra god tid til å forberede morgenen og trå i de samme rutinene som du pleier. Vanligvis har de fleste av oss en morgen som består av å ordne seg for dagen, kanskje spise litt mat før man tar fatt på en reise fra hjemmet til jobben. Du tar kanskje en dusj og fresher opp sveisen sånn at du føler deg bra når du kommer på kontoret?

Kom deg opp når alarmen ringer, få på deg normale klær (du trenger ikke hoppe rett i dressen og lakkskoene om du heller vil ha en mer casual stil, men gjør deg litt flid i å få på noe ordentlig), gjennomfør ordinære morgenrutiner med tannstell, kaffe/frokost og ta på deg yttertøyet og gå en liten tur i nærområdet. Dette blir «arbeidsveien din» og første måten du separerer jobbhverdag fra helg. Når du kommer tilbake til inngangsdøren hjemme etter en forfriskende gåtur er du «på jobb».

2. TV, SOFA OG LØNSJ.

Er ikke TV-titting en del av din vanlige hverdag skal du heller ikke ha den påskrudd på hjemmekontoret. Det sies at fra man mister konsentrasjonen til man er tilbake i «flytsonen» er noe som tar 10-20 minutter i snitt – så her må du prøve å begrense mulighetene rundt deg til at du mister konsentrasjonen.

Arbeidsplassen du lager deg bør også være noe som minner om et kontor og som ikke plasserer deg midt i skuddlinjen for andre som eventuelt går hjemme eller andre fristelser som kan konsentrasjonen din. Har du et mer ergonomisk sted å sitte enn sofaen? Et spisebord/kjøkkenbord? Om du ikke har en dedikert kontorplass så vil dette være å foretrekke framfor å bruke sofaen eller senga. Tro meg, kroppen din vil takke deg på sikt. Har du mulighet for å rigge deg opp med et skikkelig hjemmekontor med stor skjerm, eksternt tastatur og mus på en fast plass der du kan forlate arbeidsstasjonen som en helhet er dette å foretrekke.

« Ta kontakt med oss i dag om du ønsker tilbud på utstyr til hjemmekontoret! Skjerm, tastatur, mus, printer, docking, webkamera eller annet! »

Når det kommer til lønsjen så bør denne være god, næringsrik og til et omtrentlig fast tidspunkt slik den er til vanlig. Dette er ikke tiden for å skyve lønsj fram til middagstider, småspise knekkebrød, kjeks og sjokolade hele dagen. Oppretthold mest mulig normal lønsjtid, mengde og type. Sett av tid til å gjennomføre lønsjen i ro og mak og informer gjerne de andre kollegaene om at du er borte fra tastaturet. Samtidig unngår du smuler i tastaturet eller juice-skadet PC.

3. SAMHANDLING, INTERNETT OG TEKNOLOGI

Har din bedrift gode samhandlingsverktøy? Kanskje dere ikke bruker dem i dag, men har de tilgjengelig? I så fall er dette tiden for å enten skaffe seg det eller lære seg å bruke dem. Microsoft Office 365-pakken leverer nettvarianter av hele den kjente programvarepakken i tillegg til at den kan installeres lokalt på PCen eller nettbrettet ditt. Med Sharepoint og OneDrive kan dere sømløst arbeide med de samme filene online og alle har de til enhver tid siste versjoner av alle dokumenter og filer og kan jobbe både parallelt i samme dokument og hver for seg.

Ikke minst må man ikke glemme mulighetene som ligger i Microsoft Teams eller Microsoft OneNote. Teams er en komplett pakke som gir din bedrift til å ha alt i fra sentralbordet og telefoni til chat mellom ansatte, grupper (teams) med begrensede og åpne kanaler som er satt opp etter hvordan dere ønsker å selv jobbe for å få avviklet samarbeidet mellom de ansatte på en mest mulig effektiv måte. Dere kan og invitere inn eksterne partnere for å enkelt dele filer, diskutere strategier eller holde hverandre oppdatert på annen informasjon, holde videomøter og mye annet!

« Trenger din bedrift å lære mer om bruk av Teams eller andre samhandlingsverktøy? Ta kontakt med oss i Attend! Vi kan levere enkle gjennomganger og opplæringer, strukturere sammen med dere eller ordne nødvendige lisenser for at dere skal komme dere kjapt i gang! »

Internettlinjen din hjemme bør fungere. Ingen av hjemmekontorfunksjonaliteten krever en enorm internettkapasitet, men den bør være forholdsvis stabil. Arbeider du med store og tunge filer kan Sharepoint og OneDrive være gode alternativer som sikrer at du har tilgang på mye mer filer enn det er kapasitet på laptoppen din til å håndtere. Dette fungerer slik at du henter ned de filene du trenger når du trenger dem, ellers er de trygt forvart i Microsoft sin sikre sky. Ved bortfall av fast eller trådløs nettlinje kan en mobiltelefon som 4G-router i praksis være mer enn godt nok (bare sørg for å ha kontroll på databruk via din mobilnettleverandør.).

Gitt at dere har på plass samhandlingsverktøy og filtjenester fra Microsoft så vil for de fleste store deler av arbeidsdagen være dekket. Det man ikke kommer unna er at enkelte trenger tilgang til spesielle ressurser på kontoret; f.eks. en server som har et program dere kun får brukt via serveren. Da kan teknologi som understøtter det eksterne kontoret som VPN eller fjerntilgang bidra. Da settes det i praksis opp en egen «lukket internett» inne i internetten din mellom din datamaskin og kontorets server. For deg er det så enkelt som å klikke på «Koble til», men tjenesten må leveres av din IT-partner. Kontakt oss om du ikke har dette i dag, men trenger det!

OPPSUMMERING

Stå opp, kle på deg, gå en tur og ta eierskap over kontorplassen og gi deg selv rom til å separere fritid fra jobbtid så skal du se at du får gjort mye. Med riktig samhandlingsverktøy og opplæring står du og deres bedrift skikket til å ta fatt i selv det viktigste arbeidet.

Og husk, det heter hjemmekontor – ikke gjemmekontor. Sørg for at du er synlig og at andre vet at du er tilgjengelig. Dette oppmuntrer til effektivt samarbeid, om enn på en ny måte. Husk at en kollega er bare en videosamtale unna. Ha på kamera (bakgrunnen kan blurres vekk automatisk!) og få litt fjes og ansikter fra arbeidsplassen inn på hjemmekontoret. Kjør gjerne korte statusmøter med få eller flere deltakere en eller flere ganger i uken – det styrker samspillet!