I disse tider oppfordres arbeidsplasser til å sørge for at de som har mulighet jobber fra hjemmekontor. Dette er et viktig tiltak i å begrense kontakt mellom mennesker for å unngå at smittespredning går ut av kontroll.
Vi har samlet noen gode tips og råd som kan hjelpe deg med å komme i gang på hjemmekontoret og gjøre opplevelsen best mulig for deg, kundene dine og arbeidsgiver. Det er noen viktige elementer som bør være på plass for å avvikle en effektiv hverdag på hjemmekontoret.
« Husk at en kollega er bare en videosamtale unna »
1. TID, RUTINER OG BEKLEDNING.
Det høres kanskje fristende ut å vippe beina ut av senga og opp i tøflene før man trasker de få meterne det er til kontoret, tjuvstarter PCen mens man koker opp dagens første kaffikopp. I prinsippet kan det gjøres så enkelt, men for at du selv skal føle at du bringer verdi til dagen er det viktig at dagen bringer verdi til deg.
Sett på alarm og kom deg opp til fast tid hver dag! Stå gjerne opp til samme tid som vanlig sånn at rutinene ikke blir ødelagt. Da får du ekstra god tid til å forberede morgenen og trå i de samme rutinene som du pleier. Vanligvis har de fleste av oss en morgen som består av å ordne seg for dagen, kanskje spise litt mat før man tar fatt på en reise fra hjemmet til jobben. Du tar kanskje en dusj og fresher opp sveisen sånn at du føler deg bra når du kommer på kontoret?
Kom deg opp når alarmen ringer, få på deg normale klær (du trenger ikke hoppe rett i dressen og lakkskoene om du heller vil ha en mer casual stil, men gjør deg litt flid i å få på noe ordentlig), gjennomfør ordinære morgenrutiner med tannstell, kaffe/frokost og ta på deg yttertøyet og gå en liten tur i nærområdet. Dette blir «arbeidsveien din» og første måten du separerer jobbhverdag fra helg. Når du kommer tilbake til inngangsdøren hjemme etter en forfriskende gåtur er du «på jobb».
2. TV, SOFA OG LØNSJ.
Er ikke TV-titting en del av din vanlige hverdag skal du heller ikke ha den påskrudd på hjemmekontoret. Det sies at fra man mister konsentrasjonen til man er tilbake i «flytsonen» er noe som tar 10-20 minutter i snitt – så her må du prøve å begrense mulighetene rundt deg til at du mister konsentrasjonen.
Arbeidsplassen du lager deg bør også være noe som minner om et kontor og som ikke plasserer deg midt i skuddlinjen for andre som eventuelt går hjemme eller andre fristelser som kan konsentrasjonen din. Har du et mer ergonomisk sted å sitte enn sofaen? Et spisebord/kjøkkenbord? Om du ikke har en dedikert kontorplass så vil dette være å foretrekke framfor å bruke sofaen eller senga. Tro meg, kroppen din vil takke deg på sikt. Har du mulighet for å rigge deg opp med et skikkelig hjemmekontor med stor skjerm, eksternt tastatur og mus på en fast plass der du kan forlate arbeidsstasjonen som en helhet er dette å foretrekke.
« Ta kontakt med oss i dag om du ønsker tilbud på utstyr til hjemmekontoret! Skjerm, tastatur, mus, printer, docking, webkamera eller annet! »
Når det kommer til lønsjen så bør denne være god, næringsrik og til et omtrentlig fast tidspunkt slik den er til vanlig. Dette er ikke tiden for å skyve lønsj fram til middagstider, småspise knekkebrød, kjeks og sjokolade hele dagen. Oppretthold mest mulig normal lønsjtid, mengde og type. Sett av tid til å gjennomføre lønsjen i ro og mak og informer gjerne de andre kollegaene om at du er borte fra tastaturet. Samtidig unngår du smuler i tastaturet eller juice-skadet PC.
3. SAMHANDLING, INTERNETT OG TEKNOLOGI
Har din bedrift gode samhandlingsverktøy? Kanskje dere ikke bruker dem i dag, men har de tilgjengelig? I så fall er dette tiden for å enten skaffe seg det eller lære seg å bruke dem. Microsoft Office 365-pakken leverer nettvarianter av hele den kjente programvarepakken i tillegg til at den kan installeres lokalt på PCen eller nettbrettet ditt. Med Sharepoint og OneDrive kan dere sømløst arbeide med de samme filene online og alle har de til enhver tid siste versjoner av alle dokumenter og filer og kan jobbe både parallelt i samme dokument og hver for seg.
Ikke minst må man ikke glemme mulighetene som ligger i Microsoft Teams eller Microsoft OneNote. Teams er en komplett pakke som gir din bedrift til å ha alt i fra sentralbordet og telefoni til chat mellom ansatte, grupper (teams) med begrensede og åpne kanaler som er satt opp etter hvordan dere ønsker å selv jobbe for å få avviklet samarbeidet mellom de ansatte på en mest mulig effektiv måte. Dere kan og invitere inn eksterne partnere for å enkelt dele filer, diskutere strategier eller holde hverandre oppdatert på annen informasjon, holde videomøter og mye annet!
« Trenger din bedrift å lære mer om bruk av Teams eller andre samhandlingsverktøy? Ta kontakt med oss i Attend! Vi kan levere enkle gjennomganger og opplæringer, strukturere sammen med dere eller ordne nødvendige lisenser for at dere skal komme dere kjapt i gang! »
Internettlinjen din hjemme bør fungere. Ingen av hjemmekontorfunksjonaliteten krever en enorm internettkapasitet, men den bør være forholdsvis stabil. Arbeider du med store og tunge filer kan Sharepoint og OneDrive være gode alternativer som sikrer at du har tilgang på mye mer filer enn det er kapasitet på laptoppen din til å håndtere. Dette fungerer slik at du henter ned de filene du trenger når du trenger dem, ellers er de trygt forvart i Microsoft sin sikre sky. Ved bortfall av fast eller trådløs nettlinje kan en mobiltelefon som 4G-router i praksis være mer enn godt nok (bare sørg for å ha kontroll på databruk via din mobilnettleverandør.).
Gitt at dere har på plass samhandlingsverktøy og filtjenester fra Microsoft så vil for de fleste store deler av arbeidsdagen være dekket. Det man ikke kommer unna er at enkelte trenger tilgang til spesielle ressurser på kontoret; f.eks. en server som har et program dere kun får brukt via serveren. Da kan teknologi som understøtter det eksterne kontoret som VPN eller fjerntilgang bidra. Da settes det i praksis opp en egen «lukket internett» inne i internetten din mellom din datamaskin og kontorets server. For deg er det så enkelt som å klikke på «Koble til», men tjenesten må leveres av din IT-partner. Kontakt oss om du ikke har dette i dag, men trenger det!
OPPSUMMERING
Stå opp, kle på deg, gå en tur og ta eierskap over kontorplassen og gi deg selv rom til å separere fritid fra jobbtid så skal du se at du får gjort mye. Med riktig samhandlingsverktøy og opplæring står du og deres bedrift skikket til å ta fatt i selv det viktigste arbeidet.
Og husk, det heter hjemmekontor – ikke gjemmekontor. Sørg for at du er synlig og at andre vet at du er tilgjengelig. Dette oppmuntrer til effektivt samarbeid, om enn på en ny måte. Husk at en kollega er bare en videosamtale unna. Ha på kamera (bakgrunnen kan blurres vekk automatisk!) og få litt fjes og ansikter fra arbeidsplassen inn på hjemmekontoret. Kjør gjerne korte statusmøter med få eller flere deltakere en eller flere ganger i uken – det styrker samspillet!